Illustration: Mathias Larsson

Så minskar du stressen – med bättre planering!

Hinner du inte med arbetet på arbetstid? Känner du dig stressad på jobbet och på din fritid? Du är inte ensam. Och det finns hjälp.
Här får du de bästa tipsen på hur du både blir effektivare och slipper stressen.

Arbetslivet är stressigare idag än vad det någonsin varit. Vi blir ständigt avbrutna av mejl som ramlar in, telefoner som ringer och kolleger som rycker i oss. Hur ska vi hinna med vad vi måste göra innan arbetsdagen är slut? Efter arbetet fortsätter pressen och stressen, många upplever att de inte hinner med.
► Läs också: 7 tecken på att du har för mycket kortisol

”Vi förväntas kunna planera utan någon utbildning i arbetsmetodik”
Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson vet. De har arbetat med utbildning och coachning i över 30 år. Tillsammans har de skrivit boken ”Planera smartare – få tid för det viktiga” som kom ut hösten 2014.
– Behovet av en bok om att prioritera och planera har aldrig varit så stort som nu. Tidigare var arbetslivet mer inrutat, men idag väller information över oss från alla håll och avbryter oss hela tiden och stressen ökar. Märkligt nog förväntas vi bara kunna planera, trots att de flesta av oss aldrig fått någon ordentlig utbildning i arbetsmetodik. Därför ville vi skriva den mest konkreta och pedagogiska planeringsboken, säger Helén Vedlé.

 

Läs också: Jobbpress stor riskfaktor för hjärtsjukdom! Så skyddar du dig!

Fyra planeringsverktyg
Enligt henne är många effektivitetsböcker mer generella och inte heller så konkreta. Boken ”Planera smartare” fokuserar på prioritering och planering och det finns gott om övningar i boken.
– Vi utgår från fyra planeringsverktyg för att minska stressen, berättar Helén. Almanacka är det första verktyget och det har alla idag, de flesta använder numera en elektronisk. Men tyvärr så skriver de flesta bara in möten. Vi har tagit fram ett begrepp, fokustid, där du själv bokar in tid i almanackan för viktiga arbetsuppgifter. Under denna tid låter du dig inte avbrytas av mejl utan jobbar koncentrerat.

► Läs också: Utmattad? Här är näringen du behöver

Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson

Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson.

Verktyg nummer två: Att-göra-listan
Att-göra-listan är verktyg nummer två och den kan de flesta utveckla så att man bara har en, och att den prioriteras. Det tredje verktyget är Årsplanen där man får en överblick över återkommande aktiviteter och tillfälliga projekt.
Det sista verktyget kallas Handlingsplanen och den är det få som använder.
– Handlingsplanen är en av mina favoriter, säger Helén. Det är en Att-göra-lista men över en särskild aktivitet, ett speciellt projekt. Den fungerar lika bra privat som på jobbet. I boken finns ett exempel från en familj som skulle ha ett dop. Ett enkelt sätt att samla allt som ska göras och fördela arbetsuppgifterna.

► Läs också: Långvarig stress ökar risken för sköldkörtelproblem

Alla kan lära sig planera
Helén Vedlé och Rune Nilsson har hjälp många människor att planera och de berättar att många upplever en frihet genom bättre planering.
– Det flesta som lär sig planera tycker att det känns skönt att ha en rutin för att prioritera och verktyg för att planera. Deras kontroll har ökat och därmed har stressen minskat, fortsätter hon.
Alla kan lära sig att planera, menar de. Det handlar om att kunna tekniker, få tips och att vara motiverad. Den som förstår hur planeringen kan göra att arbetet flyter bättre och att de viktiga arbetsuppgifterna får plats i almanackan mår bättre och blir mindre stressad.

► Läs också: 10 saker att tänka på om den du lever med har ADHD

”Vi är inte rustade för så många intryck utan pauser”
Tidigare behövde vi inte lika mycket planering. Vi hade ett mer inrutat liv, arbetsuppgifterna var tydligare, många hade mer rutinartade arbeten.
– Idag har vi så många inkanaler med information, mejl, sms, telefon, telefonmeddelanden och chatt. Vi ska också hålla oss informerade och informera på Facebook, LinkedIn, hemsidor, intranät och alla andra kanaler. Många sitter i öppna landskap där det blir överhörning och avbrott. Vi lever i en annan tid och vår hjärna är den samma som på stenåldern och vi är inte rustade för att ta emot så många intryck utan att få ha pauser, säger Helén.

Läs också: Mindfulness lika bra som KBT

Slöseri med tid
Helén bad några av sina deltagare att föra en loggbok över hur de disponerar sin tid under en arbetsdag. De blev förvånade över hur mycket av arbetet som blir avbrutet, hur många arbetsuppgifter som inte blir avslutade och hur mycket som blir förhalat. Bara sökandet efter olika mejl och elektroniska dokument kan sammanlagt blir upp till 25 minuter per dag. En del söker en hel del bland sina pappersdokument också.

”Att inte hinna förrän i sista stund är inte en bra strategi”
– Vi har under senare år mött allt fler som är mejlberoende, både i jobbet och privat. De lever ständigt uppkopplade, tittar på mejl direkt när dessa kommer, läser mejl under resan hem och flera gånger under kvällen och direkt på morgonen. Genom att alltid vara tillgängliga blir de ständigt avbrutna. Om de svarar eller själva sänder mejl utanför arbetstid kan andra bli stressade att tro att de också behöver vara tillgängliga dygnet runt.
Att inte hinna med de viktigaste arbetsuppgifterna förrän i sista stund eller när alla andra gått hem och det blivit tyst är inte en bra strategi för att få ner vår stress, menar författarna.

►  Läs också – Ny undersökning: Många upplever att de inte hinner sina arbetsuppgifter

Sju olika beteendetyper
I boken beskriver författarna sju olika beteendetyper: Händelsehopparen, Snuttaren, Tidsoptimisten, Mejlnarkomanen, Behagaren, Skjutaupparen och Arbetsnarkomanen. Alla dessa stoppar upp jobbet på sitt speciella sätt.
Händelsehopparen behöver till exempel bara ett sms för att avbryta sin arbetsuppgift och hoppa på en ny, som snabbt avbryts när ett mejl plingar till. Skjutaupparen väntar med det tråkiga eller jobbiga och tar tag i det först när det blir akut, och då räcker arbetstiden inte till.

► Läs också:  För lite sömn gör oss fula – och mindre lyckade i arbetslivet

Beteendeförändring
För att ändra sitt beteende så behöver man bli medveten om sina vanor och ovanor samt reflektera över varför man gör som man gör.
– När vi blir medvetna om våra beteenden är det lättare att se vad vi behöver ändra för att bli mer effektiva och på så sätt hinna med det som är viktigt, säger Helén Vedlé.
Därefter måste man ändra sin attityd till sitt eget beteende och sätta ett tydligt mål. En av de viktigaste förutsättningarna för att ändra sitt beteende är att man är motiverad och ser de positiva effekterna. Då går ett beteende att förändra.
– Vi brukar säga att när du har bestämt dig måste du träna 30 gånger på det nya sättet.Många hoppar över att skriva mål vilket är synd, för tydliga mål ger ett bättre fokus. De ska vara positiva och skrivna i nutid. Undvik att skriva ”inte” – bekräfta istället det du vill ska hända. Som exempel så bör man skriva: ”Jag träffar bollen”, istället för ”jag ska inte missa bollen”. Målet kan gärna delas upp i delmål och kan med fördel göras i en strukturerad form – en handlingsplan.

► Läs också: – Experten: Det här borde alla veta om utmattning

Planerar inte allt
Helén berättar att även om hon är planeringsexpert så planerar hon inte allting i sitt liv.
– Det vore jättetrist att planera all tid. Det skulle dessutom inte gå. Det är viktigt att vi inte är planerade till 100 % varken på jobbet eller på fritiden. Vi behöver tid för händelsestyrning, reflektion och pauser. Det är heller inte kul att vara helt planerad. Men att planera in viktiga saker gör att vi minskar vår stress, får bättre kontroll och trivs ofta mer med vårt jobb för att det vi gör blir med bättre kvalitet – det är det jag strävar efter för egen del och för mina deltagare, avslutar Helén Vedlé.

► Läs också: Okoncentrerad och dåligt minne? Det kan vara brist på lecithin

Av Malin Duvstedt


Skriv ut artikel


Nytt på Kurera

Person hoppar utomhus i siluett mot solen

11 tillfällen då Q10 hjälper

Allmänt

Q10 är en kraftfull antioxidant som behövs för att du ska orka – både fysiskt och psykiskt. Det skyddar mot en rad sjukdomar och minskar både dödligheten i hjärtsjukdom och förbättrar läget för hjärtsviktspatienter. Dessutom hjälper det huden att hålla sig ung längre. Bland annat. Här är elva vetenskapligt bevisade tillfällen då Q10 gör stor nytta.

14 sätt att bli mer lycklig

Mental hälsa

Det kan verka enkelt, men ibland är det inte så lätt att känna glädje och lycka. Stress, tuffa besked eller svåra motgångar. Det är mycket som kan får oss ur balans. Oavsett om du tappat fotfästet eller inte - här är 14 tips som hjälper dig att bli mer lycklig.

Kvinna smörjer in sin kind med kräm

Ny forskning! Så påverkas huden av olika lösningsmedel

Hud

Svenska forskare har utvecklat metod som kan avgöra hur vår hud påverkas av olika substanser, som till exempel vätskor och krämer i form av kosmetika och läkemedel. Något liknande har aldrig gjorts tidigare. Upptäckten kan leda till att man i framtiden mer effektivt kommer att kunna reglera hudens egenskaper. "Ökad förståelse för molekylära mekanismer gör att vi på ett mer effektivt sätt kan påverka och reglera hudens egenskaper", säger Emma Sparr, professor vid kemiska institutionen i Lund.

Flera bilder på samma kvinna där hon gör olika miner

Så bryter du negativa tankemönster

Krönikan

Utan att du riktigt vet hur det gick till så är de där igen, tankarna som maler och ältar och upprepar sig i det oändliga med samma trötta budskap om hur dåligt allt är, hur hårt livet suger, hur värdelös du är och hur hopplösa alla framtidsutsikter är. Du har lyssnat på de där tankarna tusen gånger tidigare och du fasar för att du kommer att behöva lyssna på dem tusen gånger till. Det är tid att bryta dem nu, tycker du inte? Här får du några tips på hur du gör.

två personer spelar tennis

6 fakta om fysisk aktivitet

Mental hälsa

Är du stressad? Kanske för stressad för att hinna röra på dig som du borde? Du är inte ensam om att hantera stress HELT fel. Det finns nämligen inget snabbare sätt att reducera stress än att röra på sig eftersom rörelsen hjälper till med regleringen av stresshormonet kortisol. Här är fler fakta om fysisk aktivitet.

Leende kvinna håller sina händer om ansiktet

Fem vitaminer som gör underverk för huden

Hud

Känner du till hur näring hör ihop med skönhet och hudens åldrande? Är svaret nej är det dags att ändra på den saken. Vitaminer i hudkrämer är trend på uppåtgående och det av en anledning, menar skönhetsjournalisten Agneta Elmegård. Här får du veta mer om fem vitaminer som ger effekt på huden – och på vilket sätt.

Kvinna utomhus vid havet med händerna upp i luften

Träning gör dig stresstålig

Allmänt

Modern hjärnforskning visar att fysisk aktivitet har nästan ofattbara effekter på vår hjärna och tankemässiga funktioner. I nya boken Hjärnstark visar Anders Hansen att träning inte bara förbättrar din inlärningsförmåga, ditt IQ och minskar risken för demens, det reducerar även ångest och stress. – Vi är gjorda för ett liv på savannen, därför är det livsviktigt för hjärnhälsan att träna regel- bundet. Träning lär kroppen att inte reagera så starkt på den vardagliga stressen.

kvinnas ansikte närbild spruckna läppar vinterbakgrund

Bästa tipsen för en mjuk och vacker vinterhy!

Hud

Kyla och lägre luftfuktighet påverkar vår hud och gör den torrare och känsligare. Den kan till och med börja klia. Men det finns knep för dig som vill komma lindrigt undan. Här är knepen du bör känna till – och sju riktigt bra produkttips för vinterhud.

Kladdkaka

Kladdkakebrownie i nyttigare tappning

Glutenfritt

Älskar du chokladiga efterrätter som kladdkaka – men vill vill samtidigt äta nyttigt och undvika ingredienser som vetemjöl, tvivelaktiga tillsatser och raffinerat bordssocker? Vad bra! Då har du nämligen landat på helt rätt recept. Receptet är helt veganskt.

smittskyddsläkaren Åke Örtqvist

Dålig effekt av årets influensavaccin

Allmänt

Årets influensavaccin fungerar dåligt, visar färska siffror från Stockholm. Bland dem som sökt sjukvård på grund av influensasymtom är skyddseffekten inte ens 30 procent. "I år är vaccinet något sämre än det brukar vara", säger smittskyddsläkaren Åke Örtqvist till TV4 Nyhetsmorgon.

mjölk i glas

Därför är det mindre näring i ekologisk mjölk och alternativ till mjölk

Kost

"Ekomjölk och alternativa mjölkprodukter saknar viktiga näringsämnen som kalcium och D-vitamin", basunerar olika media ut efter att olika sorters mjölkalternativ jämförts av företaget Testfakta. Risken är att människor som bara läser rubriken väljer bort ekologiskt i tron att detta är sämre. Så är fallet inte. Kortfattat är det så enkelt att det i ekoprodukter än är förbjudet att tillsätta ämnena och att växt- och nötalternativ sällan berikas på samma sätt som "vanlig" mjölk. Men förändring är på gång, rapporterar mjölkföretagen.

saffranskrokus

Saffran höjer mängden aktivt serotonin i hjärnan

Naturlig hälsa

Att känna sig nedstämd, orolig, håglös eller ångestfylld är ingenting konstigt. Det kan bero på vintermörkret eller vara en reaktion på något du råkat ut för. Oftast går känslorna över av sig själva – men inte alltid. Om en tillfällig svacka blir till en känsla av att livet är meningslöst kan tillståndet övergå i en depression – och där behöver du inte hamna. Det finns en rad naturliga sätt att förebygga depressionskänslor, höja sinnesstämningen och återfå känslomässig balans. Ett av de mest effektiva har du troligen stött på nu under julen: Saffran.

Här är den hjärtvänliga maten du ska äta varje dag

Hälsa

Hjärt- och kärlsjukdom är den vanligaste dödsorsaken i Sverige och idag är 1,4 miljoner svenskar drabbade av sjukdomarna som till stor del kan förebyggas med en hälsosam livsstil. Bra mat och regelbunden motion är två faktorer som främjar hjärthälsan. Att undvika tobak och reducera stress är två andra. Här får du tips på mat som är bra för hjärtat – 15 livsmedel du kan äta med gott samvete.

Mikroplast på finger i närbild

Vanligt med skadliga mikroplaster! Här är produkterna du ska undvika

Eko/miljö

Visste du att sannolikheten är hög att du använder produkter med skadliga mikroplaster? Dessa små partiklar finns nämligen i en stor mängd produkter som många betraktar som "schyssta". Ämnena är vanliga i hudlotion, peeling, tandkräm, raklödder och duschtvål – för att nämna några exempel. Här är produkterna du ska undvika – och produkterna som är säkra.

Träna bort ångesten OCH få upp flåset – på bara tre minuter

Träning

Ätit lite mycket över jul och nyår? Eller vill du "bara" komma igång med en bra vana nu när det är nytt år? Med hjälp av enkla medel kan du få både bättre flås, ökad förbränning och hjälp av motverka eventuell ångest, lovar personlige tränaren Michael Angress. Allt som krävs är ungefär tre och en halv minut aktivitet – dagligen.

Färgglada juicer, frukt och grönsaker

Nytt år – och dags för detox!

Hälsa

Under jul och nyår tenderar det att bli lite för mycket av det goda för många. Känner du igen dig? Då kan det vara läge för en detox. Kostutsvävningar gör tillsammans med andra livsstilsfaktorer att vi samlar toxiner och slaggprodukter i våra kroppar, vilket får såväl extrakilon som andra negativa hälsoeffekter som följd. Här får du veta varför det är hög tid för en detoxkur – och lite på fötterna om hur du kan gå till väga.

man och kvinna lagar grönsaker och smoothie i kök

Flexitarianism – spås bli hetaste kosttrenden 2017

Kost

Kämpar du med att försöka leva som en heltidsvegetarian/vegan? Bli flexitarian! Jaha, så vad är det då? Jo, en vegetarian som äter kött... Låter motsägelsefullt men ses som en hälsosam men samtidigt uppnåelig kosthållning och spås bli en av 2017 års största mattrender.

Maskros och kronärtskocka kan lugna upprörda magar

Kost

När du ätit för mycket fet och söt mat är det vanligt att magen börjar krångla. Symtomen är oftast svullnad och uppkördhet, gaser, täta toalettbesök eller tvärtom – magen blir hård. Magproblemen beror oftast på att matsmältningen hamnat i obalans, en obalans som snabbt går att rätta till. Till exempel med hjälp av bitterörter, som kan lindra symtomen redan inom en kvart.

Hemmagjord sauerkraut/surkål

Hemmagjord sauerkraut/surkål

Recept

Surkål, eller sauerkraut, är så extremt gott och kan med fördel ätas som ett nyttigt tillbehör till alla måltider. I alla fall frukost, lunch och middag. 😉 Barn brukar uppskatta om man adderar fänkålsfrön, som gör att det smakar lakrits. Mums!

Hand håller förstoringsglas över kemisk benämning för magnesium

Magnesium – och hur det egentligen ligger till med upptag

Krönikan

Information om hur och i vilken form magnesium ska intas för bäst biotillgänglighet, det vill säga upptag i kroppens celler, kan vara både förvirrande och missvisande. Detta är synd eftersom magnesium är en av våra vanligaste mineralbrister och folk förtjänar att få rätt information. Den ska de få här.

sjukhusmiljö

Multiresistenta bakterier fortsätter öka

Hälsa

De resistenta bakterierna i Sverige fortsätter att öka – med risk för att allt mer antibiotika blir verkningslös. "Det gör att det blir svårare att behandla patienter, säger Malin Grape, chef för enheten Antibiotika och vårdhygien vid Folkhälsomyndigheten, till TT.