Hinner du inte med arbetet på arbetstid? Känner du dig stressad på jobbet och på din fritid? Du är inte ensam. Och det finns hjälp.
Här får du de bästa tipsen på hur du både blir effektivare och slipper stressen.
Arbetslivet är stressigare idag än vad det någonsin varit. Vi blir ständigt avbrutna av mejl som ramlar in, telefoner som ringer och kolleger som rycker i oss. Hur ska vi hinna med vad vi måste göra innan arbetsdagen är slut? Efter arbetet fortsätter pressen och stressen, många upplever att de inte hinner med.
► Läs också: 7 tecken på att du har för mycket kortisol
”Vi förväntas kunna planera utan någon utbildning i arbetsmetodik”
Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson vet. De har arbetat med utbildning och coachning i över 30 år. Tillsammans har de skrivit boken ”Planera smartare – få tid för det viktiga” som kom ut hösten 2014.
– Behovet av en bok om att prioritera och planera har aldrig varit så stort som nu. Tidigare var arbetslivet mer inrutat, men idag väller information över oss från alla håll och avbryter oss hela tiden och stressen ökar. Märkligt nog förväntas vi bara kunna planera, trots att de flesta av oss aldrig fått någon ordentlig utbildning i arbetsmetodik. Därför ville vi skriva den mest konkreta och pedagogiska planeringsboken, säger Helén Vedlé.
► Läs också: Jobbpress stor riskfaktor för hjärtsjukdom! Så skyddar du dig!
Fyra planeringsverktyg
Enligt henne är många effektivitetsböcker mer generella och inte heller så konkreta. Boken ”Planera smartare” fokuserar på prioritering och planering och det finns gott om övningar i boken.
– Vi utgår från fyra planeringsverktyg för att minska stressen, berättar Helén. Almanacka är det första verktyget och det har alla idag, de flesta använder numera en elektronisk. Men tyvärr så skriver de flesta bara in möten. Vi har tagit fram ett begrepp, fokustid, där du själv bokar in tid i almanackan för viktiga arbetsuppgifter. Under denna tid låter du dig inte avbrytas av mejl utan jobbar koncentrerat.
► Läs också: Utmattad? Här är näringen du behöver
Verktyg nummer två: Att-göra-listan
Att-göra-listan är verktyg nummer två och den kan de flesta utveckla så att man bara har en, och att den prioriteras. Det tredje verktyget är Årsplanen där man får en överblick över återkommande aktiviteter och tillfälliga projekt.
Det sista verktyget kallas Handlingsplanen och den är det få som använder.
– Handlingsplanen är en av mina favoriter, säger Helén. Det är en Att-göra-lista men över en särskild aktivitet, ett speciellt projekt. Den fungerar lika bra privat som på jobbet. I boken finns ett exempel från en familj som skulle ha ett dop. Ett enkelt sätt att samla allt som ska göras och fördela arbetsuppgifterna.
► Läs också: Långvarig stress ökar risken för sköldkörtelproblem
Alla kan lära sig planera
Helén Vedlé och Rune Nilsson har hjälp många människor att planera och de berättar att många upplever en frihet genom bättre planering.
– Det flesta som lär sig planera tycker att det känns skönt att ha en rutin för att prioritera och verktyg för att planera. Deras kontroll har ökat och därmed har stressen minskat, fortsätter hon.
Alla kan lära sig att planera, menar de. Det handlar om att kunna tekniker, få tips och att vara motiverad. Den som förstår hur planeringen kan göra att arbetet flyter bättre och att de viktiga arbetsuppgifterna får plats i almanackan mår bättre och blir mindre stressad.
► Läs också: 10 saker att tänka på om den du lever med har ADHD
”Vi är inte rustade för så många intryck utan pauser”
Tidigare behövde vi inte lika mycket planering. Vi hade ett mer inrutat liv, arbetsuppgifterna var tydligare, många hade mer rutinartade arbeten.
– Idag har vi så många inkanaler med information, mejl, sms, telefon, telefonmeddelanden och chatt. Vi ska också hålla oss informerade och informera på Facebook, LinkedIn, hemsidor, intranät och alla andra kanaler. Många sitter i öppna landskap där det blir överhörning och avbrott. Vi lever i en annan tid och vår hjärna är den samma som på stenåldern och vi är inte rustade för att ta emot så många intryck utan att få ha pauser, säger Helén.
► Läs också: Mindfulness lika bra som KBT
Slöseri med tid
Helén bad några av sina deltagare att föra en loggbok över hur de disponerar sin tid under en arbetsdag. De blev förvånade över hur mycket av arbetet som blir avbrutet, hur många arbetsuppgifter som inte blir avslutade och hur mycket som blir förhalat. Bara sökandet efter olika mejl och elektroniska dokument kan sammanlagt blir upp till 25 minuter per dag. En del söker en hel del bland sina pappersdokument också.
”Att inte hinna förrän i sista stund är inte en bra strategi”
– Vi har under senare år mött allt fler som är mejlberoende, både i jobbet och privat. De lever ständigt uppkopplade, tittar på mejl direkt när dessa kommer, läser mejl under resan hem och flera gånger under kvällen och direkt på morgonen. Genom att alltid vara tillgängliga blir de ständigt avbrutna. Om de svarar eller själva sänder mejl utanför arbetstid kan andra bli stressade att tro att de också behöver vara tillgängliga dygnet runt.
Att inte hinna med de viktigaste arbetsuppgifterna förrän i sista stund eller när alla andra gått hem och det blivit tyst är inte en bra strategi för att få ner vår stress, menar författarna.
► Läs också – Ny undersökning: Många upplever att de inte hinner sina arbetsuppgifter
Sju olika beteendetyper
I boken beskriver författarna sju olika beteendetyper: Händelsehopparen, Snuttaren, Tidsoptimisten, Mejlnarkomanen, Behagaren, Skjutaupparen och Arbetsnarkomanen. Alla dessa stoppar upp jobbet på sitt speciella sätt.
Händelsehopparen behöver till exempel bara ett sms för att avbryta sin arbetsuppgift och hoppa på en ny, som snabbt avbryts när ett mejl plingar till. Skjutaupparen väntar med det tråkiga eller jobbiga och tar tag i det först när det blir akut, och då räcker arbetstiden inte till.
► Läs också: För lite sömn gör oss fula – och mindre lyckade i arbetslivet
Beteendeförändring
För att ändra sitt beteende så behöver man bli medveten om sina vanor och ovanor samt reflektera över varför man gör som man gör.
– När vi blir medvetna om våra beteenden är det lättare att se vad vi behöver ändra för att bli mer effektiva och på så sätt hinna med det som är viktigt, säger Helén Vedlé.
Därefter måste man ändra sin attityd till sitt eget beteende och sätta ett tydligt mål. En av de viktigaste förutsättningarna för att ändra sitt beteende är att man är motiverad och ser de positiva effekterna. Då går ett beteende att förändra.
– Vi brukar säga att när du har bestämt dig måste du träna 30 gånger på det nya sättet.Många hoppar över att skriva mål vilket är synd, för tydliga mål ger ett bättre fokus. De ska vara positiva och skrivna i nutid. Undvik att skriva ”inte” – bekräfta istället det du vill ska hända. Som exempel så bör man skriva: ”Jag träffar bollen”, istället för ”jag ska inte missa bollen”. Målet kan gärna delas upp i delmål och kan med fördel göras i en strukturerad form – en handlingsplan.
► Läs också: – Experten: Det här borde alla veta om utmattning
Planerar inte allt
Helén berättar att även om hon är planeringsexpert så planerar hon inte allting i sitt liv.
– Det vore jättetrist att planera all tid. Det skulle dessutom inte gå. Det är viktigt att vi inte är planerade till 100 % varken på jobbet eller på fritiden. Vi behöver tid för händelsestyrning, reflektion och pauser. Det är heller inte kul att vara helt planerad. Men att planera in viktiga saker gör att vi minskar vår stress, får bättre kontroll och trivs ofta mer med vårt jobb för att det vi gör blir med bättre kvalitet – det är det jag strävar efter för egen del och för mina deltagare, avslutar Helén Vedlé.
► Läs också: Okoncentrerad och dåligt minne? Det kan vara brist på lecithin
Av Malin Duvstedt