Illustration: Mathias Larsson

Så minskar du stressen – med bättre planering!

Hinner du inte med arbetet på arbetstid? Känner du dig stressad på jobbet och på din fritid? Du är inte ensam. Och det finns hjälp.
Här får du de bästa tipsen på hur du både blir effektivare och slipper stressen.

Arbetslivet är stressigare idag än vad det någonsin varit. Vi blir ständigt avbrutna av mejl som ramlar in, telefoner som ringer och kolleger som rycker i oss. Hur ska vi hinna med vad vi måste göra innan arbetsdagen är slut? Efter arbetet fortsätter pressen och stressen, många upplever att de inte hinner med.
► Läs också: 7 tecken på att du har för mycket kortisol

"Vi förväntas kunna planera utan någon utbildning i arbetsmetodik"
Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson vet. De har arbetat med utbildning och coachning i över 30 år. Tillsammans har de skrivit boken "Planera smartare - få tid för det viktiga" som kom ut hösten 2014.
– Behovet av en bok om att prioritera och planera har aldrig varit så stort som nu. Tidigare var arbetslivet mer inrutat, men idag väller information över oss från alla håll och avbryter oss hela tiden och stressen ökar. Märkligt nog förväntas vi bara kunna planera, trots att de flesta av oss aldrig fått någon ordentlig utbildning i arbetsmetodik. Därför ville vi skriva den mest konkreta och pedagogiska planeringsboken, säger Helén Vedlé.

Läs också: Jobbpress stor riskfaktor för hjärtsjukdom! Så skyddar du dig!

 

Fyra planeringsverktyg
Enligt henne är många effektivitetsböcker mer generella och inte heller så konkreta. Boken "Planera smartare" fokuserar på prioritering och planering och det finns gott om övningar i boken.
– Vi utgår från fyra planeringsverktyg för att minska stressen, berättar Helén. Almanacka är det första verktyget och det har alla idag, de flesta använder numera en elektronisk. Men tyvärr så skriver de flesta bara in möten. Vi har tagit fram ett begrepp, fokustid, där du själv bokar in tid i almanackan för viktiga arbetsuppgifter. Under denna tid låter du dig inte avbrytas av mejl utan jobbar koncentrerat.

► Läs också: Utmattad? Här är näringen du behöver

Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson

Planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson.

Verktyg nummer två: Att-göra-listan
Att-göra-listan är verktyg nummer två och den kan de flesta utveckla så att man bara har en, och att den prioriteras. Det tredje verktyget är Årsplanen där man får en överblick över återkommande aktiviteter och tillfälliga projekt.
Det sista verktyget kallas Handlingsplanen och den är det få som använder.
– Handlingsplanen är en av mina favoriter, säger Helén. Det är en Att-göra-lista men över en särskild aktivitet, ett speciellt projekt. Den fungerar lika bra privat som på jobbet. I boken finns ett exempel från en familj som skulle ha ett dop. Ett enkelt sätt att samla allt som ska göras och fördela arbetsuppgifterna.

► Läs också: Långvarig stress ökar risken för sköldkörtelproblem

Alla kan lära sig planera
Helén Vedlé och Rune Nilsson har hjälp många människor att planera och de berättar att många upplever en frihet genom bättre planering.
– Det flesta som lär sig planera tycker att det känns skönt att ha en rutin för att prioritera och verktyg för att planera. Deras kontroll har ökat och därmed har stressen minskat, fortsätter hon.
Alla kan lära sig att planera, menar de. Det handlar om att kunna tekniker, få tips och att vara motiverad. Den som förstår hur planeringen kan göra att arbetet flyter bättre och att de viktiga arbetsuppgifterna får plats i almanackan mår bättre och blir mindre stressad.

► Läs också: 10 saker att tänka på om den du lever med har ADHD

 

"Vi är inte rustade för så många intryck utan pauser"
Tidigare behövde vi inte lika mycket planering. Vi hade ett mer inrutat liv, arbetsuppgifterna var tydligare, många hade mer rutinartade arbeten.
– Idag har vi så många inkanaler med information, mejl, sms, telefon, telefonmeddelanden och chatt. Vi ska också hålla oss informerade och informera på Facebook, LinkedIn, hemsidor, intranät och alla andra kanaler. Många sitter i öppna landskap där det blir överhörning och avbrott. Vi lever i en annan tid och vår hjärna är den samma som på stenåldern och vi är inte rustade för att ta emot så många intryck utan att få ha pauser, säger Helén.

Läs också: Mindfulness lika bra som KBT

Slöseri med tid
Helén bad några av sina deltagare att föra en loggbok över hur de disponerar sin tid under en arbetsdag. De blev förvånade över hur mycket av arbetet som blir avbrutet, hur många arbetsuppgifter som inte blir avslutade och hur mycket som blir förhalat. Bara sökandet efter olika mejl och elektroniska dokument kan sammanlagt blir upp till 25 minuter per dag. En del söker en hel del bland sina pappersdokument också.

"Att inte hinna förrän i sista stund är inte en bra strategi"
– Vi har under senare år mött allt fler som är mejlberoende, både i jobbet och privat. De lever ständigt uppkopplade, tittar på mejl direkt när dessa kommer, läser mejl under resan hem och flera gånger under kvällen och direkt på morgonen. Genom att alltid vara tillgängliga blir de ständigt avbrutna. Om de svarar eller själva sänder mejl utanför arbetstid kan andra bli stressade att tro att de också behöver vara tillgängliga dygnet runt.
Att inte hinna med de viktigaste arbetsuppgifterna förrän i sista stund eller när alla andra gått hem och det blivit tyst är inte en bra strategi för att få ner vår stress, menar författarna.

►  Läs också - Ny undersökning: Många upplever att de inte hinner sina arbetsuppgifter

Sju olika beteendetyper
I boken beskriver författarna sju olika beteendetyper: Händelsehopparen, Snuttaren, Tidsoptimisten, Mejlnarkomanen, Behagaren, Skjutaupparen och Arbetsnarkomanen. Alla dessa stoppar upp jobbet på sitt speciella sätt.
Händelsehopparen behöver till exempel bara ett sms för att avbryta sin arbetsuppgift och hoppa på en ny, som snabbt avbryts när ett mejl plingar till. Skjutaupparen väntar med det tråkiga eller jobbiga och tar tag i det först när det blir akut, och då räcker arbetstiden inte till.

► Läs också:  För lite sömn gör oss fula – och mindre lyckade i arbetslivet

 

Beteendeförändring
För att ändra sitt beteende så behöver man bli medveten om sina vanor och ovanor samt reflektera över varför man gör som man gör.
– När vi blir medvetna om våra beteenden är det lättare att se vad vi behöver ändra för att bli mer effektiva och på så sätt hinna med det som är viktigt, säger Helén Vedlé.
Därefter måste man ändra sin attityd till sitt eget beteende och sätta ett tydligt mål. En av de viktigaste förutsättningarna för att ändra sitt beteende är att man är motiverad och ser de positiva effekterna. Då går ett beteende att förändra.
– Vi brukar säga att när du har bestämt dig måste du träna 30 gånger på det nya sättet.Många hoppar över att skriva mål vilket är synd, för tydliga mål ger ett bättre fokus. De ska vara positiva och skrivna i nutid. Undvik att skriva ”inte” – bekräfta istället det du vill ska hända. Som exempel så bör man skriva: ”Jag träffar bollen”, istället för ”jag ska inte missa bollen”. Målet kan gärna delas upp i delmål och kan med fördel göras i en strukturerad form – en handlingsplan.

► Läs också: - Experten: Det här borde alla veta om utmattning

Planerar inte allt
Helén berättar att även om hon är planeringsexpert så planerar hon inte allting i sitt liv.
– Det vore jättetrist att planera all tid. Det skulle dessutom inte gå. Det är viktigt att vi inte är planerade till 100 % varken på jobbet eller på fritiden. Vi behöver tid för händelsestyrning, reflektion och pauser. Det är heller inte kul att vara helt planerad. Men att planera in viktiga saker gör att vi minskar vår stress, får bättre kontroll och trivs ofta mer med vårt jobb för att det vi gör blir med bättre kvalitet – det är det jag strävar efter för egen del och för mina deltagare, avslutar Helén Vedlé.

► Läs också: Okoncentrerad och dåligt minne? Det kan vara brist på lecithin

Av Malin Duvstedt


Skriv ut artikel


Nytt på Kurera

Psykologen Anna Bennich visar vägen bort från ensamheten

Mental hälsa

Ofrivillig ensamhet blir allt vanligare, det är inte bundet till någon särskild ålder eller samhällsgrupp – även om den äldre delen av befolkningen är överrepresenterad. Ensamhet kan drabba alla och kan komma som en följd av en skilsmässa, flytt eller sjukdom. Ensamhetens roll vid olika ohälsotillstånd och förtida död går heller inte längre att vifta bort. Kurera ställde några frågor till psykologen Anna Bennich som skrivit en bok i ämnet.

Kvinna som äter macka

Vilken ät-typ är du?

Kost

Genuint hungrig eller bara stressad och trött? Ibland äter vi av helt fel orsaker. Identifiera vilken typ av ätare du är och ta första steget till att ändra dina vanor.

Self-care : mat, stress, träning, självkänsla, återhämtning

Chia- och yoghurtswirl

Recept

En vardagslyxig frukost som sätter guldkant på morgonen. Förbered chiapudding, frukt och bär kvällen innan och varva i höga glas tillsammans med yoghurt och granola på morgonen. 

 

K2 kan förebygga hjärt-kärlsjukdomar

Forskning

K2 är mest känt som vitaminen som kan stärka skelett och vävnad, men ny forskning visar att K2 fyller en viktig funktion för blodets koagulation och för stärka kärlens väggar vilket i slutändan håller hjärt-kärlsjukdomar borta. Analyser har visat att det är vanligt med K2-brist på grund av att det är svårt att få i sig vitaminen i kosten. Det behövs nämligen stora mängder yoghurt, nötkött, mjölk, ost och ägg för att täcka behovet.  

Här får du gratis blodsockerkoll på världsdiabetsdagen

Hälsa

Diabetes är en av våra stora folksjukdomar. Sjukdomen ökar över hela världen, och om 20 år kommer antalet sjuka uppgå till uppskattningsvis 640 miljoner. I Sverige är över en halv miljon människor drabbade och de flesta har typ 2-diabetes. I dag är det världsdiabetesdagen och det uppmärksammas i Stockholm genom att du får ett gratis blodsockertest.

Susanne vill hjälpa fler upptäcka fördelarna med naturlig hudvård

Eko/miljö

Journalisten Susanne Hovenäs har i många år – bland annat som skönhetsredaktör på tidningen Hälsa – varit en av de drivande krafterna bakom trenden med naturlig skönhet och hudvård. Nu har hon tagit över ledningen inom NOC Sweden efter grundaren Henrik Olteng som gått vidare till andra uppdrag. Kurera växlade några ord Susanne om hur hon ser på utvecklingen för naturlig hudvård och skönhet.

Överträningssyndrom har nått vanliga motionärer

TRÄNING

Att elitidrottare pressar sig för hårt och kan drabbas av överträningssyndrom, OTS, det är vida känt. Men nu har OTS även nått elitmotionärerna. Symtomen är svårupptäckta eftersom de handlar om humörsvängningar, infektioner, dålig aptit och en oförklarlig trötthet.  Det finns bara ett sätt att komma ur situationen.

 

”Ketogen kost hjälpte mig bli fri från depression”

Mental hälsa

En ketogen diet har många fördelar enligt anhängarna, förutom att den underlättar att hålla vikten sägs den bidra till allmänt bättre välmående och större mental klarhet. Hanna Gillving är funktionsmedicinsk terapeut och kom nyligen ut med boken ”Keto-licious”, och för hennes del bidrog en omläggning till det hon kallar ketogen livsstil till att hon äntligen blev fri från mångåriga besvär med psykisk ohälsa.

Movemberutmaningen – inget barn ska behöva säga ”Hej då pappa”

Krönikan

Jag var sju år när vi fick telefonsamtalet från sjukhuset som sa att pappa hade ramlat ihop i hissen. Hans liv gick inte att rädda. Hjärtat hade gett upp. Att förlora en förälder var givetvis tufft, men idag har jag valt att se det som min största motivation. För jag har en dröm, jag har en vision: Inget barn ska behöva säga ”Hejdå pappa”, det skriver  Pierre Mörck i denna krönika där han vill inspirera till mer rörelse och uppmärksamma ohälsan bland män.

 

Hästar kan läsa av våra känslolägen – och lägger dem på minnet

Husdjur

Det finns fog för uttrycket att ha minne som en häst. Du som ägt eller tillbringat mycket tid med en häst har kanske upplevt att ni har en speciell kontakt. Kanske har du känt något som liknar vänskap eller att hästen är en del av familjen. Nu visar forskning att känslan troligen är ömsesidig. Hästar kan nämligen inte bara läsa av våra känslolägen – de lägger dem även på minnet.

Djagacida – ris och bönor från Kap verde

Recept

Detta recept på en enkel och väldigt god risrätt från Kap Verde kommer från boken vegetariska recept från hela världen hittar du i den gröna kokboken boken "Zeinas green kitchen" av den omtyckta matprofilen Zeina Mourtada som driver bloggen Zeinas kitchen..

Doftöverkänslighet – ett dolt handikapp

Allmänt

Trots att tre miljoner svenskar kan besväras av dofter är osäkerheten om behandling och vad omgivningen kan göra stor, det visar en ny undersökning. Missförstånden är många och var tredje person tror att det kan vara ett psykiskt sjukdomstillstånd. Med Parfymfria veckan hoppas initiativtagarna kunna slå hål på myterna kring sjukdomen och öka kunskapsnivån.

Nya rön inom svensk cancerforskning kan ge effektivare behandling

Forskning

Cirka 60 000 svenskar får varje år ett cancerbesked där tumören är av elakartad karaktär. Trots det går dödligheten i cancer ner, men sjukdomen skördar ändå tusentals liv varje år. Det forskas brett och på olika typer av mediciner för att bromsa och bota cancer. Vid Lunds universitet har man tittat på hur tumörceller kommunicerar med andra ställen i kroppen för att förstå hur spridningen går till. Det ger hopp om nya behandlingsformer.

 

Är mjölk hälsosamt eller helt onödigt?

Allmänt

Mat väcker alltid starka känslor. Om mjölk är nyttigt eller inte, det diskuteras ofta. En del går i starkt försvarsläge, medan andra ifrågasätter om mjölk är viktigt att dricka. När Kureras kostrådgivare, Cathrine Schück, gjorde ett inlägg på Facebook om varför hon rekommenderar en mjölkfri månad möttes hon av en storm av kritik, och frågade sig varför mjölk blivit ”en helig ko”.

De sticker hål på myten om psykopaten

Mental hälsa

Tror du att din chef är psykopat? Eller din granne eller din pojkvän? Sannolikheten är stor att du misstar dig. Vi lever i en tid då myterna om psykopater frodas som aldrig förr, det är något Marianne Kristiansson och Karolina Sörman, båda med stor kunskap i ämnet vill råda bot på. Kurera ställde några frågor till författarna till boken ”Psykopaten”.